Gestión Visual de Proyectos: Tableros Kanban

¿Qué es Kanban?

En la gestión de proyectos, Kanban es un sistema basado en el uso de tarjetas, que nos permite ver de un vistazo el estado actual de la actividad en los proyectos y tareas de los que somos responsables. De este modo, conseguimos centrar nuestra actividad en la realización de las acciones que debemos llevar a cabo en cada momento, con el objetivo tener controlando el desarrollo del trabajo.

El tablero Kanban es una de las herramientas más populares utilizadas en gestión ágil de proyectos (Metodología Scrum) por su efectividad para la mejora de la transparencia, la productividad y la eficiencia de las organizaciones.

Beneficios del Sistema Kanban

La realización de las tareas de nuestro día a día, lleva asociado un flujo constante de información que debemos gestionar. A pesar de haber trabajado a tope, hay días en los que uno tiene la sensación de haber hecho muy poco, y que termina el día con más trabajo que al principio.

El sistema Kanban puede ayudarnos a organizarnos mejor y a llevar el control de las tareas realizadas y las que están pendientes.

Funcionamiento de Kanban

Kanban es un tablero muy sencillo de montar, empleando únicamente una panel o tablero, rotuladores y post-its. En Scrum se denomina Scrum Board.

El tablero se estructura en cuatro columnas, que representan el flujo de actividad que deberán recorrer las tareas a realizar, las columnas se nombran:

  1. Entrada”: donde se incorporan las tareas que van llegando.
  2. Pendiente”: son las tareas que hemos determinado que debemos hacer.
  3. En curso”: son las tareas estamos ejecutando.
  4. Hecho”: son las tareas terminadas.

Las tareas

Definimos las diferentes tareas que vamos a realizar en nuestro proyecto y que vamos a gestionar con nuestro tablero Kanban, cada una de las tareas la anotaremos en una tarjeta.

Es importante que definamos adecuadamente las tareas, para ello realizaremos lo siguiente:

  1. Nombre de la tarea: describimos la tarea de modo breve pero completo.
  2. Descripción: añadimos una descripción detallada, es importante indicar los criterios que permitan indicar si una tarea está o no terminada.
  3. Plazo de entrega: si lo creemos necesario podemos indicar la fecha de terminación prevista para la tarea.
  4. Carga de trabajo: indicaremos la estimación de tiempo determinado para el desarrollo de la tarea.
  5. Prioridad: según el criterio que se haya determinado con anterioridad indicaremos el nivel de prioridad correspondiente a la tarea.
  6. Asignada: mediante señalizadores (etiquetas o pequeños post-its) identificaremos la persona a la que asignamos una tarea.

La Entrada

La Entrada (Backlog/To Do) es la etapa donde vamos acumulando las tareas que se van recibiendo.

El proceso de trabajo

Según la cadencia de trabajo que hayamos definido iremos pasando tareas desde la “Entrada” hasta la fase “Pendiente”.

En este punto es donde comienza el trabajo efectivo sobre la tarea. En ese momento es cuando pasamos la tarjeta de “Pendiente” a “En curso”.

Las tareas que están “En curso” no deben ser muchas. Si la columna “En curso” contiene muchas tareas podemos pensar que algo no es correcto y se está generando un cuello de botella; en este caso deberemos analizar las causas y actuar para desatascar el cuello de botella y que las tareas fluyan con normalidad a lo largo del tablero.

Tarea terminada

En el momento en que terminamos la tarea la pasamos a la columna “Hecho”.

Ventajas de la gestión visual “Kanban”

  1. Visualizamos nuestro trabajo en todo momento.
  2. Nos centramos en lo importante.
  3. Es flexible y adaptable a cualquier tipo de proyecto o tarea.
  4. Podemos medir nuestro trabajo en base a las tareas terminadas diariamente.

2018-06-28T10:55:20+00:00

Sobre el autor:

Marcelino Alonso Robles
Devops Trainer And Consultant
Scrum Manager Certified Trainer
Scrum Level Certified Consultant & Auditor

Deja tu comentario

Buscas contenido de calidad

Te ofrecemos la mejor documentación en español sobre Gestión de Proyectos, PMP, Scrum, Prince 2, etc.
Descargas GRATIS
close-link
Los mejores artículos sobre Gestión de Proyectos

Un único mensaje al mes.
Suscribirse
close-image