El pasado 10 de mayo participé en la jornada organizada por el capítulo de Valencia de PMI®, en las que el hilo conductor era cómo aplicar los enfoques ágiles en entornos que no sean –necesariamente- tecnológicos o de desarrollo de software.
Me propusieron que tocara un tema, a mi entender, muy interesante, y que, además, podría generar polémica en algunos profesionales: «¿Es el PMBOK® -Project Management Body of Knowledge- ágil, flexible y adaptable?”.
En primer lugar, para abordar esta cuestión, hay que plantear cómo –en ocasiones- se perciben los diferentes marcos, especialmente, por los profesionales que no los usan o no son muy fans. Así, cuando se imaginan un proyecto gestionado bajo las buenas prácticas del PMBOK®, puede aparecer la imagen de un elefante; algo lento y pesado y que tarda en reaccionar, de hecho, su comida –hierba y hojas- está quieta, se mueve poco.
Y, en cambio, cuando se piensa en marcos ágiles, como Scrum, puede aparecer otro animal completamente diferente, como el guepardo; muy ágil y flexible y que cuando quiere atrapar a su presa tiene que estar preparado para afrontar el cambio, ya que éstos (antílopes), son muy rápidos y cambian continuamente de dirección para poder escapar.
Esta metáfora, me encanta, ya que nos grafía claramente, si lo traspasamos al mundo empresarial, los dos tipos básicos de proyectos en los que nos podemos encontrar; proyectos donde el resultado está claro y no esperan muchos cambios, por lo que hay que idear un plan, tan sólido como sea posible, y seguirlo. Y, por otro lado, podemos encontrarnos en entornos en los que la incertidumbre y el cambio del entorno, el mercado y los requisitos, sean una constante. En este caso, ya no es tan importante tener un gran plan muy detallado –lo vamos a cambiar-, sino que, a partir de la visión común, hay que ir avanzando progresiva e iterativamente, adaptando los productos del proyecto (la solución) en cada momento.
Conozco el PMBOK desde el año 2000 y la he aplicado tanto en mis proyectos como asesorando a otras compañías, y puedo afirmar, que sí. Y, además, el nivel de flexibilidad va a depender de las necesidades de gestión. Así, la clave es no ver a el marco de PMI® como una serie de pasos a seguir, sino todo lo contrario: en el manual vamos a encontrar una compilación de buenas prácticas consensuadas y generadas a partir de los resultados de miles de proyectos, de todo tipo, simples y sencillos, fáciles y complejos y por tanto, deben servir para todos.
Esa es la cuestión; en el PMBOK® están las claves para gestionar un proyecto de forma exitosa, pero hay que saber hacerlo. Por lo que hay que determinar el tipo de proyecto que tenemos entre manos, para, de esta forma, identificar el mejor enfoque. Por tanto, tendremos que tener en cuenta aspectos clave como: ciclo de vida del proyecto, capacidades del equipo, limitaciones de recursos, tipo de organización y su cultura, restricciones a tener en cuenta, incertidumbre y número de cambios esperados –entre otros-.
Por tanto, estamos ante un problema complejo, donde no hay una solución única ni evidente. Pero si tenemos que decantarnos por algo, mi opinión es que la solución en la mayoría de los casos será un enfoque híbrido. Por lo que hemos encontrado una nueva especie de animal...
Es decir, se puede mezclar todo, para encontrar el mejor enfoque, pero algo sí que debemos mantener y siempre asegurarnos que se cumple: los principios. La gestión de proyectos es, cada vez más, una gestión por principios. Lo que significa que un director de proyectos, o el equipo en general, deben asegurarse que conocen y aplican los principios de gestión de proyectos básicos (tanto ágiles –manifiesto ágil-, como los de PRINCE2), quedando en un segundo plano, qué herramientas usarán.
