¡Los proyectos están por todas partes!. Cada vez más, el éxito de las empresas depende de la forma en cómo son capaces de sacar al mercado sus productos, y de lo rápido y eficientemente que sean capaces. De hecho, para que un producto sea exitoso, no sólo es suficiente que solucione una necesidad, sino que también es muy importante el momento en cuándo se finaliza, el precio y las funcionalidades que disponga.
Esto es tanto así, que el concepto de ventana de oportunidad es básico. He podido ver como productos y/o servicios que, sin duda, eran muy interesantes, fracasaban, bien porque cuando han llegado a estar preparados y listos para su venta, el mercado ya no los necesitaba, o no de esa forma, o simplemente, la competencia se había adelantado. En algunos casos, las ventanas de oportunidad se producen en momentos concretos del año, como Navidades, Black Friday, inicio de verano, etc. De forma que el resultado final puede variar enormemente por unos pocos días de diferencia.
El día 29 de diciembre se estrenó la cuarta temporada de una serie de culto con 6 nuevos capítulos; Black mirror. Para los seriéfilos –no sé si existe esta palabra- y amantes de las distropías, (entre los que me encuentro), esta serie es un must. Desde el punto de vista de la gestión de proyectos, podemos encontrar múltiples ejemplos en cada capítulo, ya que en muchos de ellos podemos ver cómo un proyecto podría impactar en la sociedad.
El primer capítulo de esta temporada se llama USS Calister, y –sin ánimo de hacer spoiler– trata sobre el desarrollo de un juego de realidad virtual realmente potente, hasta el punto en que es capaz de dar vida propia a los personajes de los jugadores. Pero lo reseñable de este capítulo es que el protagonista tiene que realizar una release de una nueva versión antes de un momento clave para las ventas de la empresa, y hay un momento en el que el máximo responsable le pregunta al protagonista –responsable de realizar el trabajo con su equipo- si va a ser capaz de hacerlo. Éste le responde que sí, pero todos sabemos que no será así. De hecho, en siguientes escenas, se comprueba que, efectivamente, no es capaz.
Esta situación no es algo nuevo ni excepcional en los proyectos; muchas veces vemos como los responsables de los mismos, afirman –sin ninguna duda- que serán capaces de conseguir finalizar y obtener el producto final conforme al plan y… no es así. Posiblemente sea con buena intención y quieran ser positivos y no preocupar a sus clientes más lo necesario.
Muchas pueden ser las razones; falta de control, no haber sido capaz de identificar el esfuerzo real necesario para completar el proyecto, estimaciones erróneas, imprevistos, etc. Pero casi siempre, suele haber un común denominador: falta de transparencia y ser demasiado optimista. Respecto a este último punto, cuando el proyecto va mal, he oído muchas veces la frase “al final se acabará”. No se sabe cómo, pero sea como sea, se acabará.
En mi opinión, es mucho mejor, comunicar la estimación realista de la situación y, además, como estamos hablando del futuro, pensar en los posibles rangos. Es decir, incluso aunque tengamos planeado hacer tal cosa, es posible que no lo consigamos y que, dependiendo de ciertas situaciones, puede que nos falte tal otra. Fundamental es que el director del proyecto, conozca perfectamente lo que genera el valor del producto y que por tanto se asegure que el trabajo de su equipo esté orientado según las prioridades de su cliente. De forma que, si no es posible alcanzar la totalidad del producto, y hay que dejar algunas cosas, que éstas sean las menos importantes y que, además, esta situación esté consensuada.
Así, una buena idea es trabajar con escenarios, en los cuales, se pueda prever que podría ocurrir hipotéticamente en la parte final del proyecto, de forma que se piense, también, las posibles actuaciones a realizar: planes de contingencia y acciones preventivas. Por tanto, el director del proyecto debe dedicar parte de su tiempo a pensar en el futuro, en las diferentes situaciones, y en cómo afrontarlas.
Por supuesto, la comunicación de sus resultados, la transparencia y el consenso con el cliente son factores siempre a tener en cuenta. Típicamente podemos pensar en, a partir de las hipótesis iniciales, pensar en un escenario posible (más probable), otro optimista y otro pesimista. Pero esto no es más que el principio; dependiendo de la importancia del proyecto y de su incertidumbre, se pueden imaginar múltiples situaciones, que necesitan análisis exhaustivo. Una de ellas es la que se denomina WSP (Worst Scenary Possible), o el peor escenario posible. He tenido la oportunidad de ver en varias ocasiones, que una de las causas de la desaparición de empresas cuando han tenido problemas en sus proyectos, es el no haber pensado –ni por un momento- que el proyecto podría fallar y entonces, qué habría que hacer. Bajo mi punto de vista, éste es un error que nunca hay que cometer y que permite valorar con mayor consciencia el acometer un proyecto.
Así, una vez más, podemos concluir que los proyectos no son sencillos, de hecho, son muy entes complejos cuyo éxito está afectado por múltiples factores y, sobre todo, que se desarrollan en un entorno incierto que se debe gestionar. Para los iniciados en la gestión de proyectos, seguro que muchas de las cosas que he expuesto os suenan a la gestión ágil. Efectivamente, los principios ágiles son realmente útiles hoy en día y la adaptación al entorno y al cambio, son habilidades críticas para el éxito del director de proyectos.
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