Como cada año, en la asignatura de Gestión de Proyectos que tengo la suerte de impartir en el Grado Oficial de Eventos y Protocolo que IMEP (Instituto Mediterráneo para Eventos y Protocolo) perteneciente a la UMH (Universidad Miguel Hernández de Elche), los alumnos, agrupados en equipos, han desarrollado un Plan de Proyecto para un evento. La oportunidad es inmejorable ya que seleccionan un proyecto “real”, es decir, que, aunque no llegue nunca a realizarse, se va a planificar con datos reales, de forma que el trabajo que desarrollan podría ser usado de forma totalmente práctica. Los alumnos demuestran que están muy pegados a la realidad y a las tendencias actuales y han seleccionado proyectos tan interesantes como:
  • Congreso para celebrar el 60 aniversario de Barbie.
  • Presentación del Audi E-Tron.
  • Congreso-evento zombie.
  • Presentación de la nueva temporada de Fortnite.
  • Evento de promoción de peoople.
  • Promoción de Schweppes en el Mediterráneo.
 

¿Qué aporta la Dirección Integrada de Proyectos a un evento?

Sin duda, un evento es un proyecto, y este puede llegar a ser realmente complejo. Así, es básico conocer y aplicar las buenas prácticas y el conocimiento existente sobre cómo aumentar el control y las posibilidades de éxito.

Tanto es así que cuando nos enfrentamos a la planificación de un evento, es fundamental establecer una estrategia de gestión del mismo y aplicar los principios básicos. Por ejemplo, cada grupo ha realizado una identificación de los agentes afectados por el proyecto (Stakeholders), analizando tanto su interés en él como su poder e influencia, de forma que han podido identificar a los claves, ideando una estrategia específica para cada uno a la hora de aumentar su apoyo. Un buen ejemplo, es como el equipo del evento sobre la celebración del 60 aniversario de la muñeca Barbie, ha identificado a las fundaciones y movimientos en defensa de los derechos de la mujer como stakeholder importante. En consecuencia, han reflexionado e investigado sobre sus motivaciones y necesidades; y a partir de la preocupación de estas asociaciones sobre la percepción de que la muñeca represente un modelo inadecuado, las han integrado en el evento, dándoles la oportunidad de exponer sus ideas en presentaciones y talleres. De esta forma, la estrategia de integración de los agentes clave, sigue siendo una buena idea, ya que se consigue que un stakeholder que, en principio, podría estar en contra del proyecto, pasa a estar a favor. La clave: mostrar el valor que cada statakeholder obtiene del evento. A partir de ellos, se han identificado y priorizado los requisitos del proyecto y, en un siguiente paso, se ha definido el alcance (lo que se incluye o no en el proyecto) y la descripción detallada del trabajo a realizar. De hecho, uno de los valores añadidos que podemos encontrar en la gestión estructurada de un proyecto/evento, es el de esquematizar e identificar los diferentes entregables a realizar durante el ciclo de vida (las diferentes fases) por las que discurrirá el proyecto, creando la EDT (Estructura Detallada del Trabajo).

Herramientas de gestión

Debido a la complejidad de los datos y la necesidad de comunicación adecuada, es clave el uso de herramientas de software que ayuden a ordenar los datos e información, presentar el proyecto y a mejorar la comunicación, tanto en el interior del equipo de proyecto como con el resto de agentes. Así, los equipos han usado herramientas tales como Project libre para generar cronogramas o Trello para controlar el flujo de trabajo en el equipo. Su uso, sin duda, aumenta sus habilidades de gestión y comunicación.

Gobernanza

Finalmente, me gustaría resaltar la importancia que tiene en un evento, el establecimiento de una adecuada estrategia a la hora de tomar decisiones; desde las más importantes como puede ser la autorización del mismo, hasta las más operativas. Así, los diferentes equipos han definido –en un entorno lo más realista posible- tanto los roles fundamentales del evento (desde el punto de vista de la gestión) como los puntos clave (gates –puertas-), en los que se podrá valorar y decidir, seguir con el proyecto, modificarlo, o, si no encajase con la estrategia del cliente, incluso cerrarlo.

La oportunidad: aprovechar Fortnite

Ahora, el reto y la oportunidad que tienen los alumnos es el de explotar su trabajo al máximo. De hecho, en algún caso, los equipos han presentado sus proyectos a las empresas y éstas han contado con ellos para desarrollarlos. Todos los grupos han observado la actualidad y han seleccionado proyectos que podrían ser totalmente viables para las marcas y/o empresas a las que afectan. Por ejemplo, el grupo que ha elegido organizar un evento de presentación de la nueva temporada de Fortnite está detectando la oportunidad de aprovechar -y monetizar- el tirón que tiene el juego (Fortnite: El negocio millonario tras el juego más popular del mundo). Con más de 125 millones de usuarios, el hecho de que un torneo en Los Angeles fuese seguido por más de 2 millones de personas, no hace más que demostrar que es un gran foco de interés. Así, el equipo ha diseñado cómo debería ser el evento para hacerlo atractivo para sus seguidores, de la misma forma que han desarrollado un estudio de viabilidad para determinar la rentabilidad económica del proyecto. Todos los grupos han iniciado su proyecto asegurando la viabilidad del mismo -creando el estudio de viabilidad- de forma que, antes de iniciar ningún trabajo, se hayan definido los costes (inversión necesaria para desarrollar el proyecto/evento) y el modelo de ingresos determine que merece la pena su realización. Haciendo esta fase inicial del proyecto correctamente, permite convencer y captar apoyo en las empresas y entre posibles patrocinadores.