- Congreso para celebrar el 60 aniversario de Barbie.
- Presentación del Audi E-Tron.
- Congreso-evento zombie.
- Presentación de la nueva temporada de Fortnite.
- Evento de promoción de peoople.
- Promoción de Schweppes en el Mediterráneo.
¿Qué aporta la Dirección Integrada de Proyectos a un evento?
Sin duda, un evento es un proyecto, y este puede llegar a ser realmente complejo. Así, es básico conocer y aplicar las buenas prácticas y el conocimiento existente sobre cómo aumentar el control y las posibilidades de éxito.
Tanto es así que cuando nos enfrentamos a la planificación de un evento, es fundamental establecer una estrategia de gestión del mismo y aplicar los principios básicos. Por ejemplo, cada grupo ha realizado una identificación de los agentes afectados por el proyecto (Stakeholders), analizando tanto su interés en él como su poder e influencia, de forma que han podido identificar a los claves, ideando una estrategia específica para cada uno a la hora de aumentar su apoyo. Un buen ejemplo, es como el equipo del evento sobre la celebración del 60 aniversario de la muñeca Barbie, ha identificado a las fundaciones y movimientos en defensa de los derechos de la mujer como stakeholder importante. En consecuencia, han reflexionado e investigado sobre sus motivaciones y necesidades; y a partir de la preocupación de estas asociaciones sobre la percepción de que la muñeca represente un modelo inadecuado, las han integrado en el evento, dándoles la oportunidad de exponer sus ideas en presentaciones y talleres. De esta forma, la estrategia de integración de los agentes clave, sigue siendo una buena idea, ya que se consigue que un stakeholder que, en principio, podría estar en contra del proyecto, pasa a estar a favor. La clave: mostrar el valor que cada statakeholder obtiene del evento.
Herramientas de gestión
Debido a la complejidad de los datos y la necesidad de comunicación adecuada, es clave el uso de herramientas de software que ayuden a ordenar los datos e información, presentar el proyecto y a mejorar la comunicación, tanto en el interior del equipo de proyecto como con el resto de agentes. Así, los equipos han usado herramientas tales como Project libre para generar cronogramas o Trello para controlar el flujo de trabajo en el equipo. Su uso, sin duda, aumenta sus habilidades de gestión y comunicación.Gobernanza
Finalmente, me gustaría resaltar la importancia que tiene en un evento, el establecimiento de una adecuada estrategia a la hora de tomar decisiones; desde las más importantes como puede ser la autorización del mismo, hasta las más operativas. Así, los diferentes equipos han definido –en un entorno lo más realista posible- tanto los roles fundamentales del evento (desde el punto de vista de la gestión) como los puntos clave (gates –puertas-), en los que se podrá valorar y decidir, seguir con el proyecto, modificarlo, o, si no encajase con la estrategia del cliente, incluso cerrarlo.
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