La -imparable- fuerza del post-it

La gestión visual de la información es una herramienta muy potente. Es lo que se denomina visual thinking, y consiste en, a través de imágenes sencillas, generar, conectar y presentar ideas de forma que su comprensión sea más fácil y que además ayude a identificar problemas, soluciones, etc.

¿Qué es un artefacto?

En arqueología, un artefacto es cualquier cosa creada o modificada por la mano del hombre. Desde el punto de vista de la comunicación y el conocimiento, un artefacto es cualquier objeto móvil que puede contener información. Por lo que puede ser desde un trozo de papel, una cartulina o un simple post-it. De hecho, los artefactos facilitan controlar el flujo de la información o conocimiento ya que se integran en el entorno de trabajo, a la vez que aumentan la transparencia y la colaboración del equipo.

Así, los artefactos son los transportes de la información y cuando se escribe una idea en un post-it, -por ejemplo- se está creando un artefacto. Cuando se tienen muchos, éstos podrán ser más o menos útiles dependiendo de cómo se coloquen en el entorno y cómo se agrupen o distribuyan.

Cómo usar los post-it

En un post-it, se puede colocar una idea, un requisito, una historia de usuario, una actividad y en general casi cualquier cosa. Pero de forma individual, no nos servirá de mucho, el valor añadido lo obtendremos cuando podamos gestionar mucho de ellos. Además, tendremos que crear un entorno adecuado o con sentido. Hay muchos ejemplos de cómo organizar los post-it, aunque mi consejo es que para cada caso se reflexione y se diseñe el mejor enfoque. Aunque nos podemos inspirar en los siguientes modelos o herramientas:

Diagrama/Mapa de afinidad

Consiste en una de las aproximaciones más básica; se establecen categorías y se van colocando los post-it convenientemente. En un primer momento se deben identificar las categorías más importantes, intentando limitarlas, pero es factible que sea necesario añadir más conforme se vaya desarrollando la dinámica.

Un ejemplo podría ser el tablero Kanban que se utiliza en el marco de desarrollo ágil Scrum, en el que se van agrupando las tareas o historias de usuarios por categorías; TO DO, DOING, DONE.

Identificación de relaciones entre los post-it

  • Diagrama de flujo.
  • Mapa mental: a partir de una idea central se colocan, por jerarquía los diferentes artefactos (Cómo hacer mapas mentales).

Fronteras

Identificar contrastes y diferencias.

  • Pros y contras.
  • In/out.

Uso de ejes

Que pueden ordenar los post-it indicando una secuencia o importancia, dependiendo de la dirección del eje.

Dianas

Para ordenar por cercanía a los objetivos a conseguir.

Mapas y escenarios

Se pueden desarrollar modelos más complejos como este ejemplo de Graphic Gameplan de David Sibbet.

Metáforas

Es un enfoque que sirve para generar muchas ideas desde un punto de vista del pensamiento lateral (Edward de Bono). Así, se puede realizar una aproximación al proyecto o al problema partiendo de bases alternativas, como, por ejemplo, un vuelo en avión.

¿Qué información se puede poner en un post-it?

La respuesta es totalmente abierta: la que sea necesario. Si bien, para que la organización y dinámica de los artefactos sea lo más eficiente posible, es muy conveniente definir de antemano y de forma consensuada entre los participantes, el tipo de información, así como su detalle, estructura e incluso formato.

Que la fuerza te acompañe

Creo que, sin duda, ha quedado patente el gran potencial que tiene el uso de post-it, como artefacto de comunicación, ahora solo queda ponerlo en práctica y aprovecharlo.

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2018-05-25T09:09:43+00:00

Sobre el autor:

Ángel Nájera Pérez
PhD en Gestión de Proyectos
PMP® PRINCE2® Practitioner RMP® SDC/SMC/SPOC®, Auditor ISO 21.500
CEO Wolf Project
+34 607 147 641
angelnajera@wolfproject.es

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