En diversas ocasiones hemos tratado sobre las diferentes formas o enfoques que se disponen para gestionar un proyecto. Llegando a la conclusión de que, debido a la su gran variabilidad (tipología, industria, tipo de empresa, cliente, incertidumbre y muchos más factores), no es posible aplicar el dicho de “café para todos”, sino todo lo contrario: a partir de una metodología ya desarrollada y ajustada a las necesidades de control de la organización, el director de cada proyecto debe adaptarla a las características concretas del proyecto.
Cuando hablamos de PMO (Project Management Office o en un sentido más amplio P3O: Portfolio, Programme y Project Management Ofiece), ocurre totalmente lo mismo.
Es lo que se denomina “tailoring” o hacer un traje a medida. Para llegar a esta conclusión nos podemos apoyar en la Teoría de la Contingencia, que según define la AIPMO® (Association International of Project Management Office) indica que todo -independientemente de los servicios de una PMO, los procesos de gestión de un proyecto o incluso el desarrollo de un proyecto concreto, como una estación de esquí-, dependerán del entorno.
De forma que la tendencia cada vez más impuesta, y en mi opinión muy acertada, es que las diferentes metodologías deben basarse en unos principios sólidos, que siempre se deben cumplir. La forma en cómo se consigue hacer en la práctica es secundaria, se seleccionarán diferentes técnicas o artefactos según cada proyecto.
En el siguiente esquema podemos ver la relación entre los factores indicados anteriormente:
Cuando más incertidumbre y complejidad, más importantes son los principios.
Así, un principio lo prodríamos definir como una verdad que sirve como base fundamental para un sistema, un comportamiento o una cadena de razonamiento, y según Stephen Covey (autor de Los siete hábitos de las personas altamente efectivas), debe cumplir tres características:
- Debe ser universal: Se debe aplicar a todas –en este caso- las PMO, independientemente del tipo y cantidad de servicios que proporcione a la organización.
- Estar validado: Debiendo haberse comprobado empíricamente, y a lo largo del tiempo, que, efectivamente, es válido. De forma que debe existir un consenso generalizado sobre ellos.
- Debe ofrecer herramientas y guía para resolver los retos y las circunstancias que puedan surgir y donde los procesos ya establecidos no dan la respuesta adecuada.
Los 6 principios de una P3O según AXELOS®
Uno de los mejores enfoques para el diseño, implantación y puesta en marcha de PMOs lo tiene AXELOS® y, como hemos comentado anteriormente, se denomina P3O. Su nombre es todo un acierto, ya que una oficina de proyectos, tiene un alcance que puede ser estratégico, de entrega y como centro de excelencia, por lo que podrá gestionar diferentes niveles. Si bien, dependiendo de la organización y sus necesidades, desarrollará una parte más que otra.
Para que sea eficiente, establece 6 principios que siempre se deben cumplir, como son:
- Principio 1: Establecer un sistema de gobernanza efectivo. Definiendo en forma precisa los roles principales que deben existir, así como su nivel de responsabilidad y el tipo de decisiones que deben tomar. Estableciendo, por tanto, los niveles de autoridad –y tolerancias- deseados, con sus correspondientes procesos de escalamiento.
- Principio 2: Todos tienen que conocer sus responsabilidades, para, y alineados con el principio 1, asegurar que las decisiones son tomadas por las personas correctas en cada caso.
- Principio 3: Priorizar la inversión alineada con la estrategia corporativa; Desde una visión de portfolio, se debe asegurar que los proyectos/programas que se acometan y en los que la organización invierte sus recursos, son los adecuados y generan la mejor combinación para la obtención de los mayores beneficios (mix). Al mismo tiempo que se debe confirmar que todas las iniciativas están alineadas con la estrategia.
- Principio 4: Salvaguardar el valor de la inversión. Está muy ligado con el principio de gestión de proyectos de justificación comercial continua, y se basa en asegurar que cada una de las iniciativas, proyectos o programas –cambios en general-, son viables y deseables por la organización, por lo que siempre debe disponer de un estudio de viabilidad o Business Case BC, aprobado por la organización. Además, es necesario que continuamente se esté revisando su viabilidad, de forma que, si se modificase cualquier aspecto del proyecto o, las necesidades de la organización cambiasen, se detecte lo antes posible, para poder reconducir o, si fuese necesario, cancelar la iniciativa.
- Principio 5: Invertir en personas y procesos. La gestión sistemática genera valor. El equipo de la PMO será el que la desarrolle y de apoyo al resto de la organización. Por lo que, si estos dos aspectos no tienen un nivel suficiente, no se conseguirá el apoyo y reconocimiento de la organización, con el consiguiente riesgo para su continuidad.
- Principio 6: Realizar el seguimiento del progreso mediante informes de rendimiento periódicos basados en el principio de excepción. Esto implica disponer de los datos que generan las diferentes iniciativas correctamente y en el momento necesario. Como decía Eduard Demming:
Se pueden completar éstos 6 principios con los 7 que ha desarrollado AIPMO®. Que, como no podía ser de otra forma, coinciden en el espíritu. Me gustaría resaltar los siguientes, que completan y matizan lo de AXELOS®:
- Apoyo, patrocinio y gran implicación del nivel directivo de la organización.
- Capacidad de adaptación para proporcionar funciones y servicios adecuados a las necesidades cambiantes de la organización.
- Liderar con el ejemplo.
- Mentalidad de mejora continua.
Si te interesa conocer con más profundidad el funcionamiento de una PMO, puedes apuntarte al curso especializado basado en la metodología de AXELOS® P3O® que impartimos y con el que, además, obtendrás el conocimiento necesario para alcanzar la certificación P3O Foundation/Practitioner.
